Handwerksbetrieb
Angebotsanfragen, Terminwünsche und Lieferanten-Mails landen gemischt im Postfach. Der Ablauf trennt sie, legt Anfragen ins CRM und schickt dir morgens eine kurze Liste, was heute wirklich wichtig ist.
Posteingang & Anfragen
Dein Posteingang sortiert sich selbst.
Anfragen kommen rund um die Uhr, du nicht. Wir bauen einen Ablauf, der jede Mail liest, einsortiert, das Dringende zu dir hochzieht und Routine schon beantwortet. Mit Gedächtnis: Stammkunden erkennt das System wieder.
Was drin ist
Vom vollen Postfach zur ruhigen Übersicht
Kein neues Postfach, kein neues Tool zum Lernen. Der Ablauf legt sich über das, was du schon nutzt.
- Mails lesen und einsortieren
- Jede eingehende Mail wird automatisch eingeordnet: Anfrage, Rechnung, Termin, Newsletter, Spam. Du siehst nur noch, was wirklich deine Aufmerksamkeit braucht.
- Dringendes zuerst
- Wichtige Interessenten und heikle Fälle werden erkannt und nach oben gezogen. Der Rest wird trotzdem bearbeitet, nur ohne dich zu stören.
- Antwort-Entwürfe, fertig zum Senden
- Für Standardfragen schreibt das System einen Entwurf in deinem Ton. Du klickst senden oder lässt es laufen. Du entscheidest, wo der Mensch dazwischen bleibt.
- Erinnert sich an deine Kunden
- Schreibt ein Stammkunde zum dritten Mal, weiß das System das. Keine Begrüßung wie beim ersten Kontakt, kein Bei-null-Anfangen. Genau das, was ein ChatGPT-Wrapper nicht kann.
Für wen das ist
So könnte das bei dir laufen
Drei typische Setups. Beispiel-Szenarien zur Orientierung, kein Versprechen mit erfundenen Zahlen.
Beratung oder Agentur
Neue Projekt-Anfragen werden erkannt, bekommen sofort eine freundliche Eingangsbestätigung und einen Kalender-Link, und landen beim richtigen Ansprechpartner. Kein Lead wartet mehr zwei Tage auf eine erste Reaktion.
Praxis oder Dienstleister
Routine-Fragen zu Öffnungszeiten, Terminen und Unterlagen werden automatisch beantwortet. Nur was ein Mensch entscheiden muss, kommt überhaupt bis zu dir durch.
So arbeiten wir
Vier Schritte, nicht fünfzig
- 01
Gespräch
Wir schauen uns zusammen einen typischen Posteingangs-Tag bei dir an. Welche Mails kosten am meisten Zeit?
- 02
Aufbau
Wir bauen den Sortier- und Antwort-Ablauf, verbinden ihn mit deinem Postfach und deinem CRM. Auf unserem EU-Server oder deinem.
- 03
Test mit echten Mails
Erst läuft alles als Entwurf. Du siehst, was das System tun würde, bevor es selbst antwortet. Dann schalten wir Schritt für Schritt scharf.
- 04
Übergabe
Du bekommst eine Übersicht aller Regeln und kannst sie selbst anpassen, oder wir bleiben dran und kümmern uns.
FAQ
Häufige Fragen
Antwortet die KI eigenständig auf meine Kunden?
Nur wenn du willst. Standard ist: das System schreibt Entwürfe, du gibst frei. Bei klaren Routine-Fällen wie Öffnungszeiten kannst du das automatische Senden einschalten. Du behältst die Kontrolle, wo es zählt.
Bleiben meine Mails privat?
Ja. Der Ablauf läuft auf unserem EU-Server oder deinem eigenen Host. Deine Mails verlassen die EU nicht. Welches KI-Modell die Texte verarbeitet, entscheidest du mit, auf Wunsch ein europäisches.
Woher weiß das System, was dringend ist?
Aus deinen Regeln plus dem Gedächtnis. Es lernt deine wichtigen Kontakte, deine typischen Anfragen und deine Prioritäten kennen, statt stur nach Stichwort zu filtern. Das ist der Unterschied zu einer simplen Filterregel.
Was, wenn es eine Mail falsch einsortiert?
Du korrigierst es einmal, das System merkt es sich. Und in der Einlernphase läuft alles als Vorschlag, bevor überhaupt etwas automatisch passiert.
Nächster Schritt
Schauen wir uns deinen Posteingang an.
30 Minuten reichen für eine ehrliche Einschätzung, was sich bei dir automatisieren lässt und was nicht.
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Anfrage rein, Dokument raus. Daten ziehen, Angebot oder Rechnung fertig zum Versenden, ab ins CRM. Kennt wiederkehrende Kunden und Konditionen.