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MallorcaStay — Gaeste-Journey

Gäste-Kommunikation auf Autopilot. Von Buchung bis Review.

Für Villa- und Finca-Manager mit fünf bis dreißig Einheiten. Jede Buchung von Airbnb, Booking.com oder deiner eigenen Website löst automatisch die komplette Kette aus — Willkommensmail, Anreise-Info, Check-in-Anleitung, Ecotasa-Hinweis, Review-Bitte. In der Sprache deines Gastes, in deinem Stil, DSGVO-konform.

Die Touchpoints

Sechs automatische Nachrichten pro Buchung

Jede Nachricht in deinem Ton, personalisiert mit Gast-Name, Objekt-Details, Ankunftszeit. Du schreibst sie einmal pro Sprache, der Flow verteilt sie an jeden Gast richtig.

Willkommensmail sofort nach Buchung
Dankeschön, wichtige Infos zum Objekt, Vorab-Hinweise zum Transfer. Erster Eindruck sitzt bevor der Gast deine Finca gegoogelt hat.
Pre-Arrival-Info drei Tage vor Anreise
Genaue Adresse, Transfer-Tipps, Hausregeln, was der Gast mitbringen soll. Plus kuratierte Insel-Empfehlungen für die ersten Tage.
Check-in-Anleitung am Ankunftstag
Code für das Schlüsselsafe, Self-Check-in-Video, WLAN-Passwort, Hausregeln nochmal kompakt. Kein Anruf mehr nach Mitternacht.
Ecotasa-Hinweis und Quittung
Balearen-Ecotasa wird automatisch berechnet und eingezogen. Gast bekommt die Quittung, du hast den Nachweis für die Verwaltung.
Mid-Stay-Check-in (optional)
Am Tag zwei oder drei eine kurze Nachricht: Alles ok? Braucht ihr was? Fängt Probleme ab bevor sie zu 3-Sterne-Reviews werden.
Review-Bitte am Tag nach Abreise
Freundliche Dankes-Nachricht mit direktem Link zu Airbnb, Booking.com oder deinem Google-Profil. Timing ist entscheidend — nicht zu früh, nicht zu spät.

Für wen das ist

Drei typische Villa- und Finca-Setups

Professionelle Manager mit Portfolio, nicht Einzelvermieter. Wenn du mehr als fünf Einheiten parallel führst, sparst du dir hier mindestens einen Tag pro Woche.

Finca-Portfolio mit 5 bis 15 Einheiten

Du managst Fincas von Privateigentümern, meist mehrere Regionen parallel (Tramuntana, Osten, Palma-Umland). Jede Einheit ist anders — Pool oder nicht, Haustiere erlaubt oder nicht, Ecotasa-Klasse unterschiedlich. MallorcaStay kennt jede Einheit einzeln und schickt die richtigen Infos.

Villa-Management 15 bis 30 Einheiten

Größere Agentur, wahrscheinlich schon mit Property Management Software (Smoobu, Lodgify, Hostaway). MallorcaStay setzt obendrauf als Kommunikations-Layer: nimmt Buchungen von allen OTAs entgegen, schickt in der richtigen Sprache, loggt alles im bestehenden System.

Hybride Betriebe mit eigenem Haus plus Verwaltung fremder Objekte

Du hast ein eigenes Boutique-Hotel oder eine Finca und managst nebenbei ein paar Partner-Objekte. MallorcaStay trennt die Absender sauber — der Gast im eigenen Haus sieht deinen Brand, der Partner-Gast sieht den Brand des Eigentümers.

So entsteht deine MallorcaStay

Vier Schritte bis der Flow läuft

  1. 01

    Gespräch

    30 Minuten. Wir schauen wieviele Einheiten du managst, welche OTAs du nutzt, welche Sprachen deine Gäste sprechen, was du heute manuell machst.

  2. 02

    Texte einmal pro Sprache

    Eine Woche. Du gibst uns deine Bausteine pro Sprache — wie du normalerweise schreibst, welche Insel-Tipps du gibst, welche Ecotasa-Regel gilt. Wir gießen das in Templates die für jede Einheit personalisiert werden.

  3. 03

    OTA-Anbindung und Test

    Zwei Wochen. Wir binden Airbnb, Booking.com und deine eigene Website an, testen die Chain mit Probe-Buchungen, justieren Zeitpunkte und Sprachen. Nichts geht live bevor wir mindestens drei komplette Sequenzen sauber durchlaufen haben.

  4. 04

    Launch und monatliches Monitoring

    Der Flow geht live. Monatliche Reports zeigen Öffnungsraten, Review-Quote, Beschwerden-Muster. Neue Einheiten trägst du selbst ein, neue Insel-Tipps pflegen wir mit dir gemeinsam alle drei Monate.

Preis

Ab 1.200 € einmalig plus 99 € pro Monat

Für bis zu fünf Einheiten. Enthalten: Template-Bau in vier Sprachen, OTA-Anbindung (Airbnb, Booking.com, eigene Website), Ecotasa-Automatik, Review-Pipeline, Hosting und Wartung. Für jede weitere Einheit kommt eine kleine Staffel dazu. Größere Portfolios ab 15 Einheiten bekommen individuelle Angebote.

Alle Preise ansehen

FAQ

Häufige Fragen

Welche OTAs sind angebunden?

Standard: Airbnb, Booking.com und deine eigene Website. Optional Vrbo, Expedia und HomeToGo über iCal oder API. Wenn du ein Property Management System nutzt (Smoobu, Lodgify, Hostaway, Cloudbeds), binden wir uns direkt daran an und du pflegst weiterhin alles dort — MallorcaStay ist die Kommunikations-Schicht.

Was ist mit Ecotasa — zahle ich das oder der Gast?

Die Balearen-Ecotasa zahlt der Gast. MallorcaStay berechnet sie automatisch (abhängig von Einheit-Kategorie und Aufenthaltsdauer), schickt dem Gast einen Zahlungslink oder integriert sie in die Check-in-Bestätigung. Du bekommst die Quittungen gesammelt für deine Verwaltung.

Ist MallorcaStay DSGVO-konform?

Ja. EU-Hosting, EU-Daten, Auftragsverarbeitungs-Vertrag beim Setup dabei. Gästedaten werden nur für die Kommunikation verwendet, nicht weiterverkauft. Opt-out für Marketing-Nachrichten (falls du welche einbaust) ist in jeder Mail enthalten. Datenlöschung nach Abreise plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Kann ich die Texte später selbst ändern?

Ja. Du bekommst ein einfaches Dashboard pro Sprache. Änderungen schlagen sofort durch für alle neuen Buchungen — laufende Sequenzen werden nicht rückwirkend geändert. Große Umstellungen (neue Sprache, neue OTA, neues Objekt) machen wir gemeinsam.

Was, wenn ein Gast antwortet?

Die Chain ist Einweg-Kommunikation. Wenn ein Gast auf eine automatische Mail antwortet, landet die Antwort in deiner normalen Mailbox oder optional im InselBot wenn du den schon hast. Dann übernimmt der Bot oder du. MallorcaStay erkennt auch automatisch wenn eine Sequenz abgebrochen werden soll, weil der Gast ein echtes Problem hat.

Wie lange dauert ein Launch?

Typisch vier bis fünf Wochen für das Basis-Setup mit fünf Einheiten. Bei größeren Portfolios zehn bis zwölf Wochen, weil wir die Einheit-für-Einheit-Personalisierung und OTA-Anbindung gründlich testen müssen. Wir arbeiten iterativ — nach der ersten Woche siehst du einen ersten Durchlauf mit einem Gast-Namen.

Nächster Schritt

Erzähl uns wie viele Einheiten du managst — wir zeigen dir den Flow.

Schick uns kurz: wieviele Einheiten, welche Regionen, welche OTAs, welche Sprachen. In einem 30-minütigen Gespräch zeigen wir dir live wie dein Flow aussehen würde und was wir für deinen Betrieb brauchen.

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