Handwerksbetrieb
Eine Angebotsanfrage kommt per Mail rein, oft mit einer Materialliste im Anhang. Das System liest sie aus, baut das Angebot in deinem Layout und legt es dir zur Freigabe hin. Aus zehn Minuten Tippen wird ein Klick.
Angebote & Rechnungen
Angebote und Rechnungen, automatisch fertig.
Anfrage rein, Dokument raus. Das System liest eingehende PDFs und Mails, zieht die Daten heraus und erstellt Angebot oder Rechnung fertig zum Versenden, in deinem Layout. Mit Gedächtnis: wiederkehrende Kunden, ihre Konditionen und ihre Preise kennt es schon.
Was drin ist
Vom Posteingang zum fertigen Dokument
Kein neues Buchhaltungsprogramm, kein neues Tool zum Lernen. Der Ablauf legt sich über das, was du schon nutzt.
- Dokumente lesen und Daten ziehen
- Eingehende PDFs und Mails werden ausgelesen: Kundenname, Positionen, Mengen, Preise. Aus einer Anfrage als Fließtext oder einem Lieferschein als Foto wird ein sauberer Datensatz, ohne Abtippen.
- Angebot oder Rechnung automatisch erzeugen
- Aus den gezogenen Daten entsteht das fertige Dokument in deinem Layout, mit deinen Texten und Nummernkreisen. Du prüfst kurz und klickst senden, oder lässt es laufen.
- Ablage ins CRM und die Buchhaltung
- Jedes Dokument landet automatisch am richtigen Ort: im CRM beim passenden Kunden und in deiner Buchhaltung. Anbindung an lexoffice, DATEV oder sevDesk ist möglich.
- Erinnert sich an Kunden und Konditionen
- Das System kennt die Stammkunden-Rabatte, die Positionen vom letzten Auftrag und die Zahlungsziele. Du musst nicht jedes Mal neu erklären, wer wie viel zahlt. Genau das, was ein ChatGPT-Wrapper nicht kann.
Für wen das ist
So könnte das bei dir laufen
Drei typische Setups. Beispiel-Szenarien zur Orientierung, kein Versprechen mit erfundenen Zahlen.
Online-Shop oder Händler
Eingangsrechnungen und Belege von Lieferanten landen gemischt im Postfach. Der Ablauf zieht Betrag, Lieferant und Positionen heraus, sortiert sie in die Buchhaltung und meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Beratung oder Agentur
Aus Projekt-Notizen und Stundenlisten werden Reports und Verträge erzeugt, in deiner Vorlage und mit den richtigen Konditionen je Kunde. Du gibst frei, statt jedes Dokument von Hand zusammenzubauen.
So arbeiten wir
Vier Schritte, nicht fünfzig
- 01
Gespräch
Wir schauen uns zusammen an, welche Dokumente bei dir am meisten Zeit kosten. Angebote, Rechnungen, Verträge, Reports?
- 02
Aufbau
Wir bauen den Lese- und Erzeugungs-Ablauf, hinterlegen dein Layout und verbinden ihn mit Postfach, CRM und Buchhaltung. Auf unserem EU-Server oder deinem.
- 03
Test mit echten Dokumenten
Erst läuft alles als Entwurf. Du siehst jedes Angebot und jede Rechnung, bevor sie rausgeht. Dann schalten wir Schritt für Schritt scharf.
- 04
Übergabe
Du bekommst eine Übersicht aller Regeln und Vorlagen und kannst sie selbst anpassen, oder wir bleiben dran und kümmern uns.
FAQ
Häufige Fragen
Verschickt das System Angebote und Rechnungen eigenständig?
Nur wenn du willst. Standard ist: das System erstellt den Entwurf, du gibst frei. Bei klaren Routine-Dokumenten kannst du das automatische Versenden einschalten. Du behältst die Kontrolle, wo es ums Geld geht.
Bleiben meine Kundendaten und Belege privat?
Ja. Der Ablauf läuft auf unserem EU-Server oder deinem eigenen Host. Deine Dokumente und Kundendaten verlassen die EU nicht. Welches KI-Modell die Daten verarbeitet, entscheidest du mit, auf Wunsch ein europäisches. DSGVO-konform.
Was unterscheidet das von einer normalen Texterkennung?
Das Gedächtnis. Das System kennt deine Stammkunden, ihre Rabatte, frühere Positionen und Zahlungsziele und nutzt das beim Erstellen. Eine reine OCR-Erkennung liest nur, was auf dem Blatt steht, und fängt bei jedem Dokument bei null an.
Was, wenn Daten falsch ausgelesen werden?
Du korrigierst es einmal, das System merkt es sich für den nächsten Beleg desselben Lieferanten oder Kunden. Und in der Einlernphase läuft alles als Entwurf, du prüfst jedes Dokument, bevor überhaupt etwas automatisch passiert.
Nächster Schritt
Schauen wir uns deine Dokumente an.
30 Minuten reichen für eine ehrliche Einschätzung, welche Angebote, Rechnungen und Verträge sich bei dir automatisieren lassen und was nicht.
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Leads & Nachfassen
Anfrage löst die ganze Kette aus: CRM, Bestätigung, Kalender, Nachfass-Mail. Kennt die Lead-Historie, kein doppeltes Nachfassen, kein Lead fällt durchs Raster.