Es gibt einen Unterschied zwischen einem Assistenten, den man aufruft, und einem System, das läuft.
Den Assistenten muss man holen. Man erinnert sich, dass er existiert, öffnet ihn, erklärt die Lage, bekommt eine Antwort, macht ihn zu. Beim nächsten Mal fängt man wieder von vorne an. Nach ein paar Wochen benutzt man ihn für Formulierungen und sonst nichts.
Ein System, das läuft, muss man nicht holen. Es ist schon da, wenn man morgens den Rechner aufmacht, und es hat in der Zwischenzeit gearbeitet.
Für ein Beratungsunternehmen auf Mallorca haben wir so ein System aufgesetzt.
Der Server gehört dem Kunden#
Zuerst das Unspektakuläre: Das Ganze läuft auf einem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum. Nicht bei uns, nicht in einem geteilten Konto, sondern auf einer Maschine, die dem Kunden gehört, mit seinen eigenen Zugangsdaten.
Anwendung, Datenbank und Sicherungen liegen dort. Was an das Sprachmodell geht, verlässt die EU, weil das Modell dort betrieben wird, und diese Unterscheidung schreiben wir bei jedem Projekt auf, bevor es losgeht. Es gibt keinen Grund, das zu verschleiern, und viele Gründe, es klar zu sagen.
Praktisch heißt eigener Server: Wir können jederzeit weiterentwickeln, ohne dass jemand seine Daten irgendwo neu hochladen muss. Und wenn die Zusammenarbeit endet, bleibt der Server samt Inhalt beim Kunden.
Das Gedächtnis ist die Grundlage, nicht ein Feature#
Der Kern dieses Systems ist ein Gedächtnis, das über Wochen und Monate trägt. Gespräche, Kunden, Projekte, getroffene Entscheidungen und die kleinen Absprachen, die man sonst in Mails sucht.
Der Effekt ist schwer zu übertreiben. Ohne Gedächtnis erklärt man dem Assistenten bei jeder Aufgabe die Vorgeschichte. Das kostet mehr Zeit als die Aufgabe selbst, und deshalb hört man damit auf. Mit Gedächtnis erklärt man einmal, und der Assistent kommt zwei Monate später von selbst auf den Zusammenhang zurück.
Damit ist das Gedächtnis nicht ein Zusatz, sondern der Grund, warum das System überhaupt benutzt wird. Alles andere hängt daran.
Die Post wird gelesen, bevor jemand draufschaut#
Der sichtbarste Teil im Alltag ist der Umgang mit der Post.
Das System holt sich das Postfach selbst, liest jede neue Nachricht, sortiert und legt zu den relevanten einen Antwort-Entwurf bereit. Nicht als Vorschlag aus dem Nichts, sondern mit dem, was im Gedächtnis über den Absender und das Vorhaben steht.
Und dann hört es auf. Es verschickt nichts. Der Entwurf liegt da, der Mensch liest, ändert, schickt oder verwirft.
Diese Grenze ziehen wir in jedem System, das wir bauen, und sie ist keine Vorsicht aus Prinzip. Der Entwurf ist die Arbeit, das Verschicken ist ein Knopf. Wer die Arbeit abgibt und den Knopf behält, gewinnt fast alles und riskiert nichts. Wer beides abgibt, riskiert die Beziehung zum Empfänger für einen gesparten Klick.
Das System nimmt den vorbereitenden Teil ab. Der Rest, also die Stelle, an der Erfahrung und Fingerspitzengefühl gefragt sind, bleibt beim Inhaber. Das ist auch der Teil, für den er bezahlt wird.
Ein System, nicht drei Inseln#
Der häufigste Fehler bei solchen Aufbauten ist, dass am Ende drei Dinge nebeneinander laufen: ein Chatbot, ein Mail-Werkzeug und irgendwo eine Notizen-Sammlung. Jedes für sich funktioniert, keins weiß vom anderen.
Hier teilen sich Gedächtnis, Post und Assistenz denselben Kontext. Wenn morgens eine Mail von einem Kunden kommt, ist im Entwurf, was beim letzten Gespräch besprochen wurde, ohne dass jemand nachschlägt. Das ist der eigentliche Gewinn, und er entsteht nicht aus einer besonderen Funktion, sondern daraus, dass die Teile miteinander verbunden sind.
Nichts Experimentelles#
Der Unterbau ist bewusst langweilig. Ubuntu, Docker, PostgreSQL, Claude als Modell, unser eigener Gedächtnis-Server, Anbindung an das bestehende Postfach.
Das ist derselbe Aufbau, den wir intern und für andere Kunden betreiben. Wir bauen niemandem eine Sonderkonstruktion, die nur er hat und die nur wir verstehen. Der Grund ist eigennützig: Ein System, das wir vielfach betreiben, kennen wir in seinen Fehlerbildern. Ein Einzelstück lernt man beim Kunden kennen, und das ist die teuerste Art zu lernen.
Was so ein System nicht ist#
Es ist kein Ersatz für einen Mitarbeiter. Es hat kein Urteilsvermögen, keine Verantwortung und keine Ahnung davon, was zwischen zwei Menschen wirklich läuft.
Was es kann, ist der Teil der Arbeit, der aus Erinnern, Vorbereiten und Zusammentragen besteht. Bei einem Beratungsbetrieb ist dieser Teil größer, als man denkt, und er ist gleichzeitig der, der abends liegen bleibt.
Genau da gehört so ein System hin. Nicht dorthin, wo entschieden wird.
