E-Mails mit Claude schreiben, ohne wie ein Roboter zu klingen

Die E-Mail, die meine Meinung zu Claude verändert hat, war kein Marketing-Rundschreiben. Es war eine einzige Zeile an einen Kunden, der mir seit sechs Wochen Geld schuldete, und ich hatte die Betreffzeile viermal umgeschrieben, ohne den Text überhaupt anzufassen. Ich habe die Situation beschrieben, um einen Entwurf gebeten und hatte in unter einer Minute etwas Brauchbares. Das Einzige, was daran nicht stimmte: es klang nach niemandem, den ich kenne, am wenigsten nach mir. Das zu korrigieren dauerte dreißig Sekunden. Abschicken nochmal zehn.

E-Mail ist die Stelle, an der die meisten Leute zum ersten Mal spüren, dass KI ihnen echte Zeit spart, und es ist auch die Stelle, an der es am schnellsten schiefgeht. Eine generische KI-Mail erkennst du aus der Distanz: zu glatt, zu viele Überleitungsfloskeln, eine Wärme, die in der echten Beziehung niemand benutzt. Die Lösung ist kein cleverer Prompt-Trick. Es ist, Claude nach dir klingen zu lassen, und es auf die Nachrichten anzusetzen, die dich wirklich Zeit gekostet haben, nicht auf die, die sowieso zwanzig Sekunden gedauert hätten.

Das ist der nächste Beitrag einer Einsteiger-Serie über Claude. Der erste Beitrag hat die Landkarte gezeichnet, was Claude über Chat, Code und API hinweg kann. Dieser hier geht um die Stelle, an der die meisten Leute zuerst darauf treffen: den Posteingang.

Der Entwurf ist leicht, der Ton zählt

Claude dazu zu bringen, dir einen Entwurf für eine E-Mail zu liefern, ist nicht mehr der interessante Teil, das kann inzwischen jedes Werkzeug. Was dreißig Sekunden wert ist: ihm zu sagen, wie du wirklich schreibst. Das ist der Unterschied zwischen einer Nachricht, die dein Empfänger ganz normal liest, und einer, bei der er sich fragt, ob überhaupt ein Mensch sie geschrieben hat.

Der schnellste Weg dahin sind Belege. Füg zwei oder drei E-Mails ein, die du wirklich verschickt hast, ganz normale, und sag etwas wie: triff diesen Ton, kurze Sätze, keine Ausrufezeichen, unterschreib nur mit meinem Vornamen. Keine Beispiele zur Hand? Beschreib dich stattdessen. Ich schreibe kurze Sätze. Ich eröffne nie mit "ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut". Ich sage in den ersten zwei Zeilen, was ich will, und höre auf. Eine einzige Anweisung wie diese verändert mehr als jede clevere Prompt-Struktur, die du drumherum bauen könntest.

Überspringst du diesen Schritt, bekommst du die E-Mail, die inzwischen jeder auf den ersten Blick erkennt, aufgepolstert mit "ich wollte mich mal melden" und "zögere nicht", drei Gedanken auf fünf Absätze gestreckt. Das liegt nicht an Claude. Das passiert, wenn du um eine E-Mail bittest und ihr nichts gibst, wonach sie klingen soll.

Nutz es für die Mail, um die du dich drückst

Die E-Mail, für die sich Claude wirklich lohnt, ist nicht die, die du sowieso in zwei Minuten geschrieben hättest. Es ist die, die im Entwurfsordner liegt, weil du sie ständig öffnest und wieder schließt. Das Nein, das du einem Kunden schuldest, der es nicht gern hören wird. Die Entschuldigung für etwas, das wirklich dein Fehler war. Die dritte Nachfrage an jemanden, der immer noch nicht bezahlt hat. Die Nachricht, die eine Grenze zieht bei jemandem, den du eigentlich magst.

Bitte hier nicht um "eine E-Mail". Beschreib die Situation so, wie du es einer Freundin vor ihrem Rat erzählen würdest: was passiert ist, was die andere Person am Ende glauben soll, und was du nicht bereit bist zu tun. Lass Claude den ganzen ersten Entwurf schreiben, auch wenn er zu schroff oder zu weich rauskommt. Einen Entwurf zu lesen, selbst einen falschen, ist leichter, als eine leere Betreffzeile anzustarren. Dann schiebst du ihn genau dahin, wie direkt oder wie sanft du wirklich sein willst, und das ist eine viel kleinere Aufgabe, als sie aus dem Nichts zu schreiben, während dir der Magen flau ist.

Antworte, fang nicht bei null an

Die meiste E-Mail ist keine leere Seite, sie ist eine Antwort, und sie so zu behandeln spart mehr Zeit als alles andere in diesem Beitrag. Füg den ganzen eingehenden Verlauf ein, mit allem Hin und Her, und bitte um eine Antwort, die die drei Punkte trifft, die wirklich zählen: das Datum bestätigen, beim Preis dagegenhalten, nach der Datei fragen, die vergessen wurde. Claude liest den Verlauf so, wie du es tun würdest, merkt sich, wer was gesagt hat und wann, und schreibt etwas, das zum Gespräch passt, statt einer generischen Antwort, die oben draufgeklatscht wirkt.

Es fängt auch das ab, was ein müder Blick übersieht, wie die eigentliche Frage, die im dritten Absatz vergraben liegt und die schon zweimal ignoriert wurde.

Kürzer, weicher, schärfer

Der Fehler, den Leute machen, sobald sie die Tricks von oben kennen, ist zu versuchen, den perfekten Prompt zu schreiben, damit der erste Entwurf schon fertig ist. So funktioniert das nicht, und danach zu jagen kostet mehr Zeit, als es spart. Der echte Ablauf ist ein vernünftiger Entwurf, gefolgt von ein paar kleinen Notizen, genauso wie du die E-Mail eines Kollegen redigieren würdest, bevor sie rausgeht.

Kürzer. Streich den zweiten Absatz, sie brauchen nicht die Begründung, nur die Entscheidung. Zu förmlich, wir kennen uns, lockerer. Diese Zeile klingt wütend und das bin ich nicht, mildere sie ab. Hier schärfer, sie müssen verstehen, dass das das letzte Mal ist, dass ich diesen Preis anbiete. Jede Notiz dauert fünf Sekunden, und Claude behält alles andere aus dem Entwurf, du fängst also nie neu an, du grenzt nur ein. Drei solche Runden bringen dich schneller zu etwas, das du wirklich abschickst, als es ein einziger langer, sorgfältiger Prompt je könnte.

Sortier den ganzen Posteingang

Sobald du ihm einzelne E-Mails zutraust, liegt der größere Gewinn im ganzen Stapel. Füg einen Schwung ungelesener Nachrichten ein oder leite ihn weiter, ein Tag, den du ignoriert hast, oder eine Woche auf Reisen, und stell eine einfache Frage: was braucht heute eine Antwort, was kann bis Freitag warten, und ist irgendwas hier wirklich dringend, auch wenn die Betreffzeile das nicht sagt.

Claude sortiert schneller, als du es könntest, während du vor der Zahl der ungelesenen zurückschreckst, und es liest jede Nachricht mit derselben Aufmerksamkeit, sodass die Bitte, die unter einem Newsletter und zwei Kalendereinladungen begraben liegt, nicht durchrutscht wie beim dritten Scrollen. Die eigentlichen Antworten schreibst du weiterhin selbst, oder du lässt sie entwerfen wie in den Abschnitten oben beschrieben, aber allein das Sortieren macht aus einer Wand von Ungelesenem eine kurze Liste, die du der Reihe nach abarbeiten kannst.

Leg deinen Ton in ein Project

Alles oben funktioniert besser, sobald du aufhörst, dich zu wiederholen. Ein Project auf claude.ai ist ein Arbeitsbereich mit eigenen Anweisungen und hochgeladenen Referenzdateien, und jede Unterhaltung, die du darin beginnst, trägt diesen Kontext schon in sich. Bezahlte Pläne lassen dich so viele anlegen, wie du willst, also lohnt sich ein Project namens E-Mail, das du einmal einrichtest und danach nie wieder anfasst.

Leg deine Ton-Notizen hinein, dieselben aus dem ersten Abschnitt. Füg deine echte Signatur hinzu, damit es nie deinen Titel oder deine Telefonnummer erraten muss. Häng einen kurzen Absatz über dein Geschäft an, deine Rolle, und die Handvoll Leute, an die du am häufigsten schreibst, deine wichtigsten Kontakte, dein Team, alles, woran Claude dich sonst jedes Mal neu erinnern müsstest. Danach startet jede E-Mail, die du in diesem Project entwirfst, automatisch mit deinem Ton und deinem Kontext, und die dreißig Sekunden, die du früher fürs Neu-Erklären gebraucht hast, sind einfach weg.

Wo es nichts verloren hat

Nichts davon heißt, dass du aufhörst, vor dem Absenden zu lesen. Claude kennt nicht deine echte Verfügbarkeit am nächsten Dienstag, deinen tatsächlichen Preis, falls er sich letzten Monat geändert hat, oder ob du jemandem schon einen Rabatt in einem Anruf versprochen hast, bei dem es gar nicht dabei war. Unkontrolliert füllt es diese Lücken mit etwas Plausiblem, und plausibel ist nicht dasselbe wie wahr.

Behandle jede Zahl, jedes Datum und jede Zusage in einem Entwurf als ungeprüft, bis du sie selbst kontrolliert hast, so wie du den ersten Entwurf eines jungen Kollegen bei einem Vertrag behandeln würdest. Die Worte können von Claude sein. Die Fakten, die Versprechen und der Senden-Knopf bleiben deine. Das ist keine Schwäche des Werkzeugs. Das ist einfach, was es heißt, seinen Namen unter etwas zu setzen.

Wo du diese Woche anfängst

Öffne die E-Mail, um die du dich drückst, die du in Gedanken öfter umgeschrieben hast, als du zugeben würdest. Beschreib Claude die Situation in drei Sätzen, lass es den ganzen Entwurf schreiben, und redigier ihn laut, wie im vierten Abschnitt beschrieben: kürzer, weicher, schärfer, was auch immer es wirklich braucht. Schick genau die zuerst ab, bevor du irgendetwas anderes anfasst, denn das ist die E-Mail, bei der die Zeitersparnis echt ist und nicht nur bequem.

Wenn du den ganzen Weg strukturiert gehen willst, deckt unsere kostenlose StudioMeyer Academy das Lektion für Lektion ab. Als Nächstes in dieser Serie schauen wir, was passiert, wenn du Claude etwas Schwereres gibst als Schreiben: echte Recherche, und wie du einen Bericht zurückbekommst, dem du wirklich vertrauen kannst.